Rückrufe gehen verloren
Ein Interessent sagt „Rufen Sie Dienstag an“, und am Dienstag denkt niemand daran. Spätestens hier kostet die Tabelle echte Termine.
Ratgeber · Excel oder CRM
Excel statt CRM?
Bis zum ersten vergessenen Rückruf.
Kaltakquise mit Excel heißt: Die Leads stehen in einer Tabelle, gewählt wird von Hand, Notizen und Rückrufe landen in Spalten, im Kalender oder auf Zetteln. Ein CRM speichert dieselben Informationen am Kontakt, eine Sales-App wie DealUno ergänzt Leadrecherche, Dialer, Skript und Übergaben. Die Tabelle ist kein Fehler. Sie hat Grenzen, und die erreichen die meisten Teams früher als gedacht.
Kurz gesagt: Kaltakquise mit Excel-Liste oder mit CRM und Sales-App? Wann die Tabelle reicht, woran Sie merken, dass sie nicht mehr reicht, und wie der Umstieg gelingt.
Von HK Growth · Stand 1. November 2026
Kostenfreie Demo anfragenDie ehrliche Antwort
Wann reicht
eine Excel-Liste?
Eine Tabelle reicht, solange eine Person telefoniert, die Liste überschaubar ist und Rückrufe selten vorkommen. Sie kostet nichts, jeder kann sie bedienen, und für einen ersten Test, ob eine Zielgruppe überhaupt anspringt, ist sie schnell gebaut. Wer zehn Anrufe pro Woche führt, braucht kein System.
Schwierig wird es, sobald mehr passiert: Zwei Personen arbeiten in derselben Datei, ein Rückruf ist für Dienstag 10:30 Uhr zugesagt, die Infomail soll noch heute raus, und der Closer will wissen, was im Erstgespräch gesagt wurde. Dann wird die Tabelle zur Fehlerquelle. Doppelte Anrufe, verpasste Rückrufe und Notizen, die niemand findet, kosten Termine. DealUno ist für diesen Punkt gebaut: Der Lead Radar liefert die Liste mit Lead Score, die Anrufsession ersetzt Wählen von Hand und das Skript-Dokument, Rückrufe erscheinen zum zugesagten Zeitpunkt, und alles bleibt am Lead.
Auf einen Blick
Excel, CRM und Sales-App
im Vergleich.
| Kriterium | Excel-Liste | Klassisches CRM | Sales-App wie DealUno |
|---|---|---|---|
| Leads finden | Von Hand recherchieren oder Liste kaufen | Import, oft über Zusatzwerkzeuge | Lead Radar mit Lead Score 1–10 |
| Anrufen | Nummer abtippen | Je nach System Click-to-Call oder Integration | Power Dialer in der Anrufsession |
| Skript im Gespräch | Zweites Dokument | Meist außerhalb des CRM | Neben dem Kontakt, mit Vorzimmer-Hilfe und Einwandbehandlung |
| Rückrufe | Spalte, Kalender oder Zettel | Aufgabe oder Erinnerung | Erscheint zum zugesagten Zeitpunkt wieder in der Session |
| Mehrere Personen | Konflikte in derselben Datei | Nutzer und Rechte | Rollen Opener, Setter, Closer mit Übergabe am Lead |
| Zahlen | Selbst auszählen | Berichte, oft für die Pipeline | Interne KPIs je Rolle aus Anrufsession und Vertriebsprozess |
| Kosten | Keine Lizenz | Lizenz je Nutzer, je nach Anbieter | Paket mit Einrichtung, siehe Pakete |
Allgemeine Einordnung, Stand 1. November 2026. Funktionen klassischer CRM-Systeme unterscheiden sich je Anbieter; Einzelvergleiche finden Sie im Software-Vergleich.
Warnsignale
Woran merken Sie,
dass Excel nicht mehr reicht?
Zwei Personen, eine Datei
Wer hat wen schon angerufen? Doppelte Anrufe beim selben Geschäftsführer schaden dem Eindruck, fehlende Einträge der Auswertung.
Niemand kennt die Zahlen
Wie viele Anwahlen braucht ein Termin? Wenn die Antwort ein Bauchgefühl ist, fehlt die Grundlage, um Liste, Skript oder Anrufzeiten zu verbessern.
Umstieg
Die Excel-Liste kommt mit.
Bestehende Listen werden in DealUno aufgenommen und in der Anrufsession bearbeitet. Zielgruppe, Skripte und Abläufe legen wir in der Einrichtung gemeinsam an; die persönliche Einführung gehört zu jedem Paket.
Kurz geklärt
Häufige Fragen zu Excel und CRM.
Kann man Kaltakquise mit Excel machen?
Ja, für den Anfang und für kleine Listen. Eine Person, wenige Rückrufe und ein Test einer neuen Zielgruppe gehen gut mit einer Tabelle. Mit mehreren Personen, festen Rückrufzeiten und Übergaben an einen Closer wird sie zur Fehlerquelle.
Ab wann lohnt sich ein CRM für die Kaltakquise?
Sobald mehr als eine Person telefoniert, Rückrufe zu festen Zeiten zugesagt werden oder ein Lead an eine zweite Person übergeben wird. Dann zahlt sich aus, dass alle Informationen am Lead liegen.
Was ist der Unterschied zwischen CRM und Sales-App?
Ein CRM speichert Kontakte, Verläufe und Verkaufschancen. Eine Sales-App wie DealUno verbindet das CRM mit dem Akquise-Alltag: Leadrecherche im Lead Radar, Anrufsession mit Power Dialer und Skript, Rückrufe zum Zeitpunkt und Übergaben zwischen Opener, Setter und Closer.
Können wir unsere Excel-Liste in DealUno übernehmen?
Ja. Bestehende Listen werden in DealUno aufgenommen und wie alle Leads in der Anrufsession bearbeitet. Den Weg klären wir in der Einrichtung.
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